هستند کسانی که نوشتن دستور جلسه را کاری تشریفاتی می‌دانند یا حداقل معتقدند که چنین کاری برای جلسات رسمی بسیار بزرگ (مثلاً‌ ۱۰ نفر به بالا) معنا دارد.

اما دستور جلسه برای هر جلسه‌ای می‌تواند مفید باشد. چون حد و حدود جلسه را مشخص می‌کند و می‌تواند برخی از موانع اثربخشی جلسه (مثل حاشیه رفتن و طرح موضوعات نامربوط) را از میان بردارد.

طبیعی است که دستور جلسه می‌تواند بسیار رسمی و به کمک سیستم اتوماسیون به اعضا ابلاغ شود و یا این‌که بسیار غیررسمی در حد یک پیامک برای همه ارسال شود. اما در اصل ماجرا – که ضرورت تدوین و ارسال دستور جلسه است – نباید تردید کنید.

یک نمونه دستور جلسه‌ی متعارف معمولاً‌ شامل موارد زیر است (اصطلاحاً: ارکان جلسه):

• کسانی که در جلسه شرکت خواهند کرد (اگر می‌دانید که کسی به نمایندگی فرد دیگری خواهد آمد، بهتر است ذکر شود)
• زمان آغاز و پایان جلسه و زمانبندی طرح موضوعات
• مکان برگزاری جلسه
• خروجی جلسه (مثلاً: قرار است در پایان در مورد …. رأی‌گیری شود / نسخه‌ی اولیه‌ی دستورالعمل حضور و غیاب کارکنان تنظیم خواهد شد)
• اگر بعضی از اعضا باید از قبل کاری انجام دهند و اصطلاحاً باید مشقی نوشته شود، در دستور جلسه ذکر کنید (خانم … گزارش فروش سه ماه گذشته را خواهند آورد)

در بعضی از سازمان‌ها،‌ دستور جلسه تنظیم می‌شود. اما آن را از قبل برای همه ارسال نمی‌کنند. بلکه در زمان جلسه روی میز در مقابل همه‌ی حاضران قرار می‌‌دهند.

دستور جلسه حتماً باید پیش از جلسه در اختیار تمام شرکت‌کنندگان قرار بگیرد. در غیر این صورت، بخش مهمی از کارکرد خود را از دست خواهد داد.

ضمناً اگر جلسه نسبتاً طولانی است یا تعداد شرکت‌کنندگان زیاد است، شاید مناسب باشد چند دقیقه‌ی اول جلسه را به مرور دستور جلسه اختصاص دهید.

بهتر است دبیر جلسه یا رئیس جلسه از ابتدا تذکر دهند که هر صحبت و بحثی که خارج از دستورجلسه باشد، با تذکر ایشان قطع خواهد شد. نباید کسی احساس کند که می‌تواند حرف‌ها و دردِ دل‌های خود را در طول روز یا هفته جمع کند و با خود به اولین جلسه‌ای که پیش می‌آید، بیاورد.

     برای تاریخ امروز در ایران می توانید ازتقویم فارسی استفاده کنید.

از نقش دبیر جلسه غافل نشوید

اگر تعداد اعضای یک جلسه، بیشتر از سه یا چهار نفر است، منطقی است یک نفر را به عنوان دبیر جلسه تعیین کنید.

وظیفه دبیر جلسه این است که از اجرای درست فرایند جلسه اطمینان حاصل کند.

با این تعریف، موارد زیر را می‌توان به عنوان وظایف دبیر جلسه در نظر گرفت:

• تهیه فهرست کسانی که باید در جلسه حاضر شوند
• هماهنگی برای انتخاب زمان مناسب جلسه
• تهیه دستورجلسه و ارسال آن برای تمام شرکت‌کنندگان
• سایر پیگیری‌های قبل از جلسه (اطمینان از این‌که لوازم و امکانات و فضای مناسب برای جلسه آماده شده است)
• تعیین زمان‌بندی جلسه
• کمک به اداره‌ی جلسه
• پیگیری‌های پس از جلسه

در جلساتی که تعداد افراد بیشتر است، مناسب است که نام و اطلاعات دبیر جلسه در دستورجلسه ثبت شود تا همه بتوانند با او هماهنگ شده و پیگیری‌های لازم را از طریق او انجام دهند.

نکته‌ی اول

اگر تعداد افراد در جلسه کم باشد (۴ یا ۵ یا مثلاً ۶ نفر)، می‌توان یکی از افراد اصلی جلسه را همزمان به عنوان دبیر هم منصوب کرد. اما در تعداد بیشتر، منطقی به نظر می‌رسد که دبیر، جدای از اعضای جلسه باشد و صرفاً وظایف دبیر جلسه را انجام دهد.

نکته‌ی دوم

در بسیاری از شرکت‌ها، بخشی از وظیفه‌ی دبیر بر عهده‌ی منشی‌‌ها و مسئول‌دفترها قرار می‌گیرد (مثلاً پیگیری حضور اعضا و پیگیری امضای صورت‌جلسه و اقدامات بعدی). دقت داشته باشید که در چنین مواردی، منشی یا مسئول دفتر باید در تمام مدت جلسه حضور داشته باشد. در غیر این صورت، از اطلاعات و اقتدار کافی برای پیگیری‌های بعدی برخوردار نخواهد بود.

منبع:

https://blog.yar.cloud/%d9%85%d8%af%db%8c%d8%b1%db%8c%d8%aa-%d8%ac%d9%84%d8%b3%d8%a7%d8%aa-%d9%86%da%a9%d8%a7%d8%aa%db%8c-%d8%a8%d8%b1%d8%a7%db%8c-%d8%a8%d8%b1%da%af%d8%b2%d8%a7%d8%b1%db%8c-%db%8c%da%a9-%d8%ac%d9%84%d8%b3/